Agencija za uslužne aktivnosti i podrške poslovaju „LARHIV“ pruža uslugu skladištenja vaše dokumentacije. Promenom namene prostora za odlaganje dokumentacije i njihovim dislociranjem svakako povećavate efikasnost zaposlenih radnika koji se mogu posvetiti osnovnom poslu, smanjujete rizik za svesno/nesvesno uništavanje dokumentacije i povećavate dostupnost dokumentaciji koja je u svakom momentu u tzv. kontrolisanom stanju.
Depo/depoi, u kojima vam je bila odložena dokumentacija, svakako mogu dobiti svoju novu korisniju, efikasniju i isplativiju namenu. Iskoristite depo u prostor za saradnju. Opravdano odlaganje je važna komponenta za upravljanje troškovima i rizicima, i ključni element u očuvanju svih podataka koji nastaju radom imaoca i stvaraoca. Uvek je, na ovim prostorima bilo teško rešiti pitanje odlaganja dokumentacije, jer u prvi plan izbija umnožavanje papirnih zapisa sa čim svakako rastu i prateći troškovi skladištenja. Agencija “LARHIV” sugeriše svojim klijentima o pravovremenom uništavanju dokumentacije kojoj je rok čuvanja istekao u skladu sa važećom Listom kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
“Depoi mogu dobiti novu, isplativiju namenu kao prostori za saradnju, dok pravovremeno uništavanje dokumentacije smanjuje troškove i upravlja rizicima, uz očuvanje podataka prema važećim propisima.”
Opravdanim uništavanjem dokumentacije štedite sopstveni novac. Usluga skladištenja dokumentacije omogućava vam dislocirano upravljanje dokumentima, oslobađanje kancelarijskog prostora, povećanje sigurnosti i bolji pristup i upravljanje vašim zapisima na papiru. Skladištenjem dokumentacije u našem depou postižete punu kontrolu procesa – od nastanka dokumenta preko njegovog skladištenja pa do sigurnog uništavanja istog. Naše rešenje vam omogućava da zaštitite svoje informacije, povećate efikasnost poslovanja i smanjite rizik upravljanja odloženim fizičkim podacima. Izmeštanje ili „outsorsingovanje“ dokumentacije podrazumeva premeštanje dokumentacije poslovnog subjekta u eksterni depo kod Agencije za uslužne aktivnosti podrške poslovanju „LARHIV“. Dokumentacija može biti poverena „LARHIV“ – u na čuvanje u celini, od nastanka registrature do isteka prethodne poslovne godine ili delimično, u skladu sa potrebama klijenta i poslovnog partnera.
“Pravovremeno uništavanje dokumentacije štedi novac, dok usluga skladištenja omogućava dislocirano upravljanje, oslobađa kancelarijski prostor, povećava sigurnost i poboljšava pristup dokumentima. Rešenje obuhvata punu kontrolu procesa, od skladištenja do sigurnog uništavanja.”
Svaka arhivska jedinica, nakon preuzimanja, registruje se u informacioni sistem – bazu podataka „LARHIV“ – a. Ukoliko nema arhivski broj, dobija adekvatnu etiketu s arhivskim brojem preuzetog iz arhivske knjige, na osnovu čega se dokument brzo i lako može pronaći. Poslovna dokumentacija se arhivira u depou koji je opremljen po odgovarajućim standardima za bezbednost i očuvanje dokumentacije, što poslovnom partneru ostavlja mogućnost da dokumentacija neophodna za uspešno poslovanje pravnog subjekta, a postala je „teret“ sopstveniku kao pasiva, bude arhivirana na sigurnom i odgovarajućem mestu. U skladu sa potrebama klijenta, kopija dokumenta dostavlja se u elektronskom obliku, putem mejla, faksa ili putem skena u roku od 24 sata od momenta traženja. U izuzetnim prilikama, kada je neophodna diskrecija ili zaštita i tajnost određenog podataka, moguće je dokument dostaviti i lično. Agencija „LARHIV“ će u narednom periodu značajno na ovom polju poboljšati kvalitet poslovanja te zaposleni imaju ambiciju da se čuvanja dokumentacije pristupi u skladu sa najvišim tehničkim mogućnostim koji danas mogu pružiti pojedini operativni sistemi.
“Svaka arhivska jedinica se registruje u bazu podataka „LARHIV“, omogućavajući brz pronalazak dokumenata uz adekvatno obeležavanje. Dokumentacija se skladišti u bezbednom depou, a klijentima su dostupne kopije u elektronskom obliku u roku od 24 sata.”