Pravilnik o obrascu arhivske knjige

Upis u obrazac arhivske knjige:

1. Prva rubrika “Redni broj” – u ovu rubriku upisuju se od broja jedan nadalje brojevi dokumentarnog materijala iste vrste (iste klasifikacione oznake) nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj jedinica. Redni brojevi se nastavljaju u knjizi kontinuirano iz godine u godinu. Dokumentarne jedinice obeležavaju se rednim brojem pod kojim se materijal određene vrste vodi u arhivskoj knjizi;


2. Druga rubrika “Datum upisa” – upisuje se dan, mesec i godina upisa dokumentarnog materijala. Dokumentarni materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do kraja aprila naredne godine;


3. Treća rubrika “Godina nastanka” – upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je dokumentarni materijal nastao. Za dokumentarni materijal koji obuhvata podatke iz više godina, upisuje se početna i završna godina, odnosno raspon godina (na primer: matična knjiga za period 1960-1964);


4. Četvrta rubrika “Sadržaj” – upisuje se kratka sadržina dokumentarnog materijala;


5. Peta rubrika “Klasifikaciona oznaka” – upisuje se klasifikaciona oznaka dokumentarnog materijala;


6. Šesta rubrika “Rok čuvanja iz Liste kategorija” – upisuje se rok čuvanja dokumentarnog materijala iz usvojene Liste kategorija;


7. Sedma rubrika “Broj saglasnosti na Listu kategorija” – upisuje se broj saglasnosti nadležnog arhiva na usvojenu Listu kategorija;


8. Osma rubrika “Količina dokumentarnog materijala” – upisuje se ukupan broj jedinica (fascikla, kutija, registrator) istovrsnog dokumentarnog materijala, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala i elektronske arhivske građe upisuje se format i memorijski kapacitet za svaki unos posebno;


9. Deveta rubrika “Prostorije i police/uređaji za skladištenje sa lokacijom” – upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten dokumentarni materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala upisuje se vrsta uređaja za skladištenje podataka sa lokacijom gde se nalazi;


10. Deseta rubrika “Broj i datum zapisnika” – upisuje se broj i datum davanja saglasnosti od strane nadležnog arhiva za izdvajanje radi uništenja dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja;


11. Jedanaesta rubrika “Primedba” – upisuju se podaci u vezi sa izdvajanjem ili predajom arhivske građe nadležnom javnom arhivu, odnosno dodatne informacije od značaja za pretragu i pristup podacima.

Papirni oblik arhivske knjige je knjiga tvrdog poveza horizontalnog formata A4. Na koricama arhivske knjige odštampan je naziv Arhivska knjiga, prostor u koji se upisuje naziv stvaraoca I imaoca mesto, i raspon brojeva u knjizi. Stranice knjige, osim prvog i poslednjeg lista, moraju biti numerisane.

       Obrazac AK

ARHIVSKA KNJIGA

Redni broj	Datum upisa	Godina nastanka	Sadržaj	Klasif. oznaka	Rok čuvanja iz Liste kategor.	Broj saglasnosti na Listu kategorija	Količina dokumentarnog materijala	Prostorije i police/uređaji za skladištenje sa lokacijom	Broj i datum zapisnika	Primedba

Na kraju prepisivanja arhivske knjige neophodno je evidentirati podatak o ukupnoj količini upisanih registraturskih jedinica, kao i podatke o graničnim godinama koje su evidentirane u obrascu arhivske knjige.